Vous êtes kiné et vous envisagez de changer de cabinet ? Entre les démarches administratives, la logistique infernale et les patients à prévenir, déménager son cabinet de kinésithérapie ne s’improvise pas. Mais bien préparé, ce grand chambardement peut devenir un vrai levier pour votre activité. Topaze vous propose un guide (très) complet et (un peu) drôle pour un déménagement sans lumbago.
C’est une vérité universelle : personne n’aime déménager. Entre les cartons qui explosent, les adresses à changer et les patients qui vous demandent « mais vous partez loin ? », le déménagement d’un cabinet de kinésithérapie n’a rien d’un long fleuve tranquille. Mais parfois, pour des raisons personnelles, professionnelles ou autres, peu importe, il faut sauter le pas. Une étape reluisante, pour ne pas dire redoutable. Seulement, avant de plier les draps d’examen et d’enrouler le rouleau de papier de table, on anticipe, on planifie, et on évite l’improvisation. Car un cabinet, ce n’est pas juste quatre murs et un vélo d’appartement. C’est une activité de santé, un lieu de confiance… et surtout, un lieu réglementé.
Avant donc de jouer les déménageurs bretons et se ruer chez Mr Bricolage pour acheter du papier bulle, il faut anticiper. Un déménagement de cabinet, c’est une manœuvre administrative de précision, doublée d’une logistique quasi-militaire.
Le parcours administratif du déménagement
Vous vous voyez déjà dans votre nouveau cabinet. Vous avez déjà fait chauffer la carte bleue chez Ikea et appelez votre cousin qui dispose d’une camionnette. Très bien. Mais avant cela, il est nécessaire de mettre les mains dans la paperasse. On vous l’accorde, ce n’est pas la partie la plus excitante, mais c’est la plus importante.
Tout d’abord, il est impératif de déclarer son changement d’adresse auprès du Conseil de l’Ordre. Vous devez vous adresser au Conseil Départemental de l’Ordre des Masseurs-Kinésithérapeutes (CDOMK) dans lequel vous vous trouvez. L’idéal est d’anticiper au plus ce déménagement est de les avertir au minimum un mois avant votre déménagement, par courrier ou par mail, avec un justificatif du nouveau local, un plan, une attestation d’accessibilité PMR, et souvent une visite préalable à planifier. C’est souvent suite à cette visite que le CDOMK valide (ou pas) ensuite que le local est conforme aux normes d’hygiène, d’accessibilité et d’équipement. En gros, pas de sous-sol moisi avec une table IKEA bancale.
Ensuite, vous devez mettre à jour votre situation auprès de l’Assurance Maladie. Autrement dit, déclarer votre changement d’adresse votre CPAM, une étape qui permet d’actualiser vos données, que vous pouvez faire via AmeliPro ou par courrier, et avec les mêmes documents que pour le CDOMK. Une mise à jour de votre CPS est aussi à prévoir, sans quoi vous risquez de voir vos feuilles de soins rejetées comme des cookies périmés.
Prévenir les personnes concernées
Outre le Conseil de l’Ordre et l’Assurance Maladie, vous devez également informer l’URSSAF (qui doit être informée dans les huit jours suivant le changement de lieu d’activité. C’est obligatoire, même si vous déménagez à 3 rues, la CARMF (Caisse de retraite) doit être au courant si vous êtes conventionné, ou encore votre assurance RCP (responsabilité civile professionnelle) doit être mise à jour pour couvrir le nouveau lieu.
Et bien évidemment, il est également important d’avertir vos patients. Certes, administrativement, ce n’est pas obligatoire, mais éthiquement, c’est essentiel. Pour veiller à ce que votre déménagement se passe de la meilleure des manières et qu’il ne vienne pas brutaliser les habitudes de vos patients, informez-les au moins un mois avant, par affichage, e-mail, SMS, pigeons voyageurs. N’oubliez pas de mettre à jour votre fiche Google My Business, Doctolib, site web, Pages Jaunes. Un déménagement non anticipé, c’est potentiellement une perte de patientèle, surtout si vous vous éloignez géographiquement.
Logistique, matériel, et gestion du chaos organisé
Vous pensiez qu’une fois la paperasse pliée, tout allait rouler ? Ah… naïveté douce. Pour les amateurs de ballon rond, c’est comme si vous rentrez aux vestiaires à 0-0 après avoir subi la domination adverse pendant 45 minutes. C’est bien, mais le plus dur (surtout physiquement) arrive. On passe désormais à l’aspect logistique, la paperasse faite, il ne vous reste plus qu’à faire les cartons et décrocher les posters sur la structure du système squelettique.
Avant toute chose, prévoyez de faire un inventaire détaillé (et réaliste) en listant votre matériel : tables de massage (et leurs 48 vis), appareils électriques (ultrasons, pressothérapie, vélo d’appart’), matériel de rééducation (ballons, élastiques, coussins proprio…), et le mobilier (chaises, rangements, déco — oui, les posters de ligaments comptent). L’inventaire est souvent négligé, mais est important, permettant ainsi de vérifier l’état du matos, d’identifier ce qui doit être potentiellement remplacé/réparé (le TENS qui crépite depuis 6 mois…), et également planifier l’agencement du nouveau cabinet.
Vous devez également anticiper les potentielles contraintes du nouveau local. Pour rappel, une salle doit faire au moins 12 m² pour respecter les recommandations de l’Ordre, votre cabinet doit également avoir obligatoirement un accès PMR pour les personnes à mobilité réduite et veillez également à avoir une connexion internet haut-débit essentiel pour la télétransmission, les téléconsultations, et vos pauses midi devant MyCanal (avouons-le).
Pour ce qui est de la préparation des cartons, c’est souvent là que l’on distingue les kinés organisés des kinés qui improvisent. On vous conseille donc de faire des cartons numérotés par zone (cabinet 1, salle d’attente, stockage), veillez à utiliser du papier bulle de qualité pour le matériel fragile, et étiquetez les cartons avec clarté. Pas « divers », mais « électrothérapie – salle 2. » Autre petit conseil, ne démontez pas seul une table électrique à 4 moteurs sans plan ni tuto. C’est une légende que ça se remonte « au feeling. »
Et au niveau du transport ?
Selon la taille de votre cabinet et de la quantité de cartons à transporter, faites appel à des déménageurs pros si vous avez du matériel lourd, coûteux ou fragile. Mais vous pouvez également faire appel à votre entourage. C’est votre feeling (et votre porte-monnaie) qui parle. Si jamais vous décidez d’assurer ce déménagement seul/sans déménageurs professionnels, pensez à souscrire une assurance transport : une table à 2 000 € tombée dans un escalier, c’est une douleur que même un TENS ne calmera pas.
Enfin, dès votre arrivée dans votre nouveau cabinet : rebranchez vos outils numériques (ordi, box, logiciel pro), testez la télétransmission et la connexion, affichez les nouvelles infos dès la porte d’entrée, et surtout, vérifiez votre assurance et vos alarmes. Un cabinet tout neuf attire autant les patients que les voleurs.
Tout ça pour ça… mais ça en valait la peine.
Oui, déménager un cabinet, c’est épuisant, administratif, physique, et parfois même émotionnel. Mais bien préparé, c’est aussi une chance de réinventer son exercice, d’améliorer son cadre de travail. Mais aussi, d’optimiser son matériel et de redonner un coup de boost à sa patientèle. En 2023, plus de 8 000 professionnels de santé ont changé de lieu d’exercice en France (source : DREES). Vous n’êtes donc pas seul dans cette galère. Et rappelez-vous : vous êtes kiné. Si quelqu’un peut gérer un déménagement sans finir en lumbago, c’est bien vous.
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