La check-list du kiné libéral : quelles obligations tous les mois ?

Votre routine pour un cabinet bien géré

Quand on se lance en tant que kiné libéral comme masseur-kinésithérapeute, on s’imagine souvent que le plus dur, ce sera de gérer les patients. Mais très vite, on découvre un autre “patient” à gérer : l’administratif. Et lui, il ne prend pas de pause ! En effet, entre déclarations sociales, gestion comptable, suivi des paiements et organisation du cabinet, les tâches et obligations à accomplir chaque mois sont nombreuses. Et leur accumulation peut vite devenir source de stress. Heureusement, une bonne organisation suffit à retrouver la sérénité.

On vous propose une check-list mensuelle simple et pratique spécialement faite pour les kinésithérapeutes pour vous aider à ne rien oublier. L’objectif ? Gagner du temps, éviter les mauvaises surprises et vous concentrer sur votre cœur de métier : soigner vos patients.

Les obligations administratives du kinésithérapeute : ce que vous devez vérifier chaque mois

L’exercice en libéral implique un certain nombre de démarches régulières. Même si certaines sont ponctuelles (il y en a effectivement beaucoup à l’installation) d’autres reviennent chaque mois. Voici les étapes incontournables.

Vérifiez vos paiements CPAM

Chaque mois, il est essentiel de contrôler les télétransmissions et les paiements effectués par la CPAM. Comparez les montants perçus avec les actes réalisés, en vous appuyant sur votre logiciel de gestion (hello Topaze !) ou vos relevés Sesam-Vitale.

En cas de retard de paiement, d’oubli ou de rejet, contactez rapidement la caisse concernée. Un petit écart aujourd’hui peut devenir un vrai casse-tête demain !

Mettez à jour vos contrats et documents

Contrats de remplacement : si vous êtes remplaçant ou remplacé, assurez-vous que les dates, le lieu d’exercice et les clauses sont bien à jour.
Assurances : responsabilité civile professionnelle (RCP), assurance santé, prévoyance, CARPIMKO… Vérifiez que vos garanties sont toujours adaptées à votre activité et à votre statut.
Changements de situation : déménagement ou partage de cabinet, évolution de votre statut ou société, changement de zone d’exercice… N’oubliez pas de signaler toute modification à l’Ordre, à la CPAM, à l’URSSAF et aux organismes sociaux.

Archivez vos documents essentiels

Un bon classement fait gagner un temps précieux :

feuilles de soins,
relevés bancaires du compte professionnel,
contrats, devis, factures, attestations,
courriers de l’Ordre, de la CPAM, de l’URSSAF ou de votre assurance.

Conservez tout sous format numérique (avec sauvegarde) et papier pour les documents les plus récents… mais surtout, ne jetez rien trop vite !

Comptabilité, fiscalité et cotisations sociales : vos réflexes de kiné-entrepreneur

Être kinésithérapeute libéral, c’est aussi être chef d’entreprise. Et cela implique une gestion rigoureuse de vos revenus, charges, et obligations fiscales. Voici votre to-do list mensuelle côté chiffres.

Suivez vos recettes et dépenses

Chaque mois, prenez un moment pour :

saisir vos recettes (actes remboursés, dépassements d’honoraires, actes hors nomenclature…),
enregistrer vos dépenses professionnelles (loyer, matériel, frais bancaires, abonnement logiciel, etc.),
classer les justificatifs.

Un tableau Excel, un outil en ligne ou un logiciel comptable : peu importe l’outil, l’important est de rester régulier.

Déclarez vos recettes à l’Urssaf

Si vous êtes au régime micro-BNC, vous devez déclarer vos revenus chaque mois. Toutefois, vous pouvez faire appel à un expert-comptable spécialisé dans les métiers de la santé, comme ceux de Comptasanté !

Même si vous n’avez rien encaissé, une déclaration à zéro reste obligatoire. En cas d’oubli, vous risquez des pénalités.

Préparez vos échéances fiscales

Si vous êtes au régime réel, anticipez la déclaration 2035 et la télétransmission par votre AGA ou votre expert-comptable.
Vous êtes en société (SEL, SCP, etc.) ? Vérifiez les déclarations liées à votre statut juridique.
N’oubliez pas de mettre de côté un pourcentage de vos revenus pour couvrir l’impôt sur le revenu.

Astuce : créez un compte bancaire séparé dédié aux provisions fiscales, pour ne pas “taper dedans” par erreur.

Suivez vos appels de cotisation

Chaque mois, ou à échéance fixe :

Vérifiez les prélèvements URSSAF, selon le régime choisi,
Consultez votre compte CARPIMKO, notamment pour anticiper les régularisations,
Surveillez les cotisations à la CPAM, mutuelle ou assurance maladie complémentaire.

En cas d’arrêt d’activité ou de changement de rythme (congé maternité ou paternité, arrêt maladie, réduction de temps), vous pouvez adapter vos cotisations. Ne restez pas bloqué sur des montants fixes !

Suivi du cabinet et relation patient : garder le cap côté soin

Un cabinet bien organisé, c’est aussi un lieu où l’on soigne mieux. Prenez chaque mois un peu de recul pour faire le point sur votre fonctionnement au quotidien.

Faites un point sur votre organisation

Planning : vos horaires conviennent-ils à votre rythme de vie ? Y a-t-il des plages trop chargées ou sous-exploitées ? Avez-vous besoin d’un collaborateur ou d’un remplaçant pour souffler ?
Temps administratif : consacrez-vous assez de temps à la gestion ? Cela vous prend-il au contraire trop de temps et d’énergie ? Avez-vous besoin de déléguer certaines tâches ?
Prévisions : anticipez les périodes de congé, de formation, de surcharge ou de sous-activité.

Astuce : pensez à bloquer des créneaux “vides” pour absorber les imprévus ou souffler un peu.

Gérez vos dossiers patients

Complétez les bilans, notes, comptes rendus avant la fin de la semaine,
Classez les ordonnances et documents médicaux,
Vérifiez les relances à effectuer (RDV oubliés, fins de traitement…).

Avec un logiciel métier adapté (comme Topaze), ces tâches sont largement automatisables. Un gain de temps considérable !

Vérifiez vos stocks et équipements

Consommables : draps, gels, produits d’entretien…
Matériel : électrostimulateur, vélo, table de massage…
Commandes à passer ou entretiens à planifier.

Un petit inventaire mensuel évite bien des galères (et des séances écourtées pour cause de panne imprévue).

Faites de la veille pro (et prenez soin de vous)

Lisez un article, écoutez un podcast, suivez une formation en ligne.
Gardez un œil sur l’actualité de la profession (réglementation, statuts, innovations).
Et surtout : prenez soin de vous. Repos, sport, vie sociale… Pour bien soigner les autres, il faut aussi se préserver soi-même.

Votre meilleur allié, c’est l’habitude

Au début, cette check-list peut sembler un peu dense. Mais avec le temps, vous prendrez des automatismes. Comme pour vos patients, c’est la régularité qui fait la différence !

En gardant une routine mensuelle claire, vous limitez les risques d’oubli, vous gagnez du temps et évitez le stress. Et si vous déléguez certaines tâches à un comptable, une secrétaire ou à un assistant, cette check-list reste une base précieuse pour garder la main sur votre activité. On vous a mis un exemple à la fin de et article afin que vous puissiez la copier, l’imprimer ou la modifier selon vos besoins !

Vous pouvez l’adapter selon votre statut (remplaçant, titulaire, société), votre zone d’exercice, ou les spécificités de votre entreprise. L’important, c’est qu’elle vous ressemble.

Et vous, c’est quoi votre routine mensuelle de kiné libéral ? Des astuces à partager ? On vous lit avec plaisir en commentaire !

🗓️ To-do list mensuelle du kiné libéral

ADMINISTRATIF

☐ Vérifier les paiements reçus de la CPAM

☐ Contrôler les télétransmissions et rejets éventuels

☐ Mettre à jour les contrats (remplacement, assurance, société…)

☐ Signaler tout changement de situation (cabinet, zone, statut…)

☐ Classer et archiver les documents importants (ordres, URSSAF, CPAM…)

COMPTABILITÉ & FISCALITÉ

☐ Saisir les recettes et les dépenses du mois

☐ Scanner ou classer tous les justificatifs

☐ Déclarer les recettes à l’Urssaf (auto-entrepreneur ou BNC)

☐ Suivre les appels de cotisations (Urssaf, Carpimko, etc.)

☐ Vérifier ou ajuster les prélèvements automatiques

☐ Préparer la provision pour les impôts (selon régime fiscal)

GESTION DU CABINET

☐ Faire un point sur le planning et l’organisation

☐ Mettre à jour les dossiers patients et relancer si besoin

☐ Vérifier les stocks et entretenir le matériel

☐ Bloquer du temps pour de la veille pro (formation, lecture…)

☐ Prendre soin de soi : repos, sport, équilibre pro/perso

Découvrez Topaze Air, LA solution kiné

Conçue pour optimiser le temps passé par le kiné à ses tâches administratives, la solution Topaze Air gère de manière simple et efficace l’ensemble des tâches administratives de votre cabinet. Depuis la lecture de la carte vitale du patient jusqu’à la facturation et la télétransmission des actes, Topaze Air vous facilite la vie !