L’été arrive, et bientôt la saison des départs va commencer. Kiné libéral, vous avez peut-être vous-aussi prévu un départ pour vous ressourcer et vous reposer. Alors avant de profiter de ce temps de repos bien mérité, il vous faut avant tout l’organiser. C’est le secret d’un été kiné organisé !
La période estivale, une saison particulière à anticiper
Comme tous les actifs, vous vous préparez à vivre une période particulière : la saison estivale. L’été représente pour le kiné libéral que vous êtes comme pour tous les actifs une saison particulière. Vous pouvez attendre impatiemment cette saison pour enfin partir en vacances et profiter d’un repos bien mérité. Même si vous ne partez pas, il vous faudra tenir compte de ces vacances d’été, qui conduisent une grande partie de votre patientèle à voyager (et par conséquent à être absente). Au-delà des éventuels changements d’horaire de votre cabinet de kinésithérapie (pour vous adapter aux attentes de vos patients), la période estivale nécessite un important travail d’anticipation si vous avez décidé de partir en vacances. Il va falloir anticiper et organiser votre absence pour garantir la continuité des soins à tous vos patients. Pour que cette préparation ne soit pas trop usante et stressante, nous vous avons préparé une check-list. Alors, on oublie le sable fin, la mer et le soleil, et on se concentre encore quelques instants … 🙂
1. Définir vos dates de vacances bien en amont de votre départ
C’est la première étape incontournable, et peut-être la plus importante. De multiples critères entrent en ligne de compte pour arrêter les dates définitives. En tant que masseur – kinésithérapeute, il vous faut également tenir compte de la typologie de patientèle, que vous administrez. Difficile pour un professionnel d’envisager des vacances en juillet ou en aout, quand le cabinet se situe au cœur d’une station balnéaire. Cela constitue la période la plus chargée de l’année. On vous laisse réfléchir et prendre votre décision.
2. Trouver un remplaçant au quotidien pour vous permettre de partir l’esprit tranquille
Vous connaissez désormais vos dates d’absence, alors la recherche d’un remplaçant constitue votre priorité. Autant vous dire, qu’en ce temps de manque de professionnels de santé, il vous faut vous y prendre à l’avance. Une grande partie des masseurs-kinésithérapeutes de France ont la même ambition que vous, alors la recherche de remplaçants est forte. Mobilisation de votre réseau, bouche-à-oreille, publication et consultation des offres de remplacement sur les sites spécialisés, réseaux sociaux, …. De multiples pistes sont à suivre pour parvenir à vos fins. Il vous faudra alors signer un contrat de remplacement. Anticipez, voilà le meilleur conseil que nous pouvons vous donner.
3. Bien réfléchir à la gestion de votre absence en informant toutes les parties concernées
Concrètement, il vous faut informer tous les collaborateurs de votre cabinet de kinésithérapie, tous vos partenaires / fournisseurs, mais aussi et surtout l’ensemble de vos patientes et de vos patients. Une affiche d’information dans la salle d’attente, un mail ou un SMS à l’ensemble de votre patientèle, … l’anticipation reste la voie privilégiée pour anticiper au mieux l’activité de votre cabinet pendant ces congés. Si vous utilisez un outil (application, plateforme…) permettant la prise de rendez-vous en ligne, pensez bien à mettre à jour votre agenda notamment en informant les patients de la présence de votre remplaçant.
4. Imaginer une solution pratique et facile pour partir en toute sérénité
S’il est essentiel d’anticiper cette période, il est tout aussi fondamental de s’assurer que votre organisation soit optimale. Votre logiciel a-t-il été mis à jour pour intégrer votre remplaçant ? Avez-vous pensé à commander les consommables et les fournitures, qui seront nécessaires pendant cette période ? A quelques jours du départ, pensez aussi à mettre à jour la gestion de l’administratif et de la facturation. Inutile de rajouter une tâche supplémentaire à votre remplaçant.
5. A votre retour, pensez déjà à vos prochaines vacances : le debrief !
Toute bonne chose a une fin dicte la sagesse populaire. A votre retour, prenez le temps pour faire le point complet de la gestion et de l’organisation de votre cabinet au cours de ces vacances. Consignez les difficultés rencontrées, les obstacles surmontés, et pensez, dès à présent, comment y remédier. Car s’il peut être difficile de reprendre son activité après quelques jours de dépaysement, vous savez déjà que vous repartirez bientôt en vacances. Alors gagnez en efficacité.
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